2017. január 18., szerda

Szakmai mentorálás - az ILN program tapasztalatai

Az International Librarians Network (ILN) programról júliusban már írtam a blogon (International Librarians Network - az eszköz egy jó szakmai beszélgetéshez); most egy, a program tapasztalatait összegző, 2016 decemberi kutatási anyag adja az apropót, hogy újra foglalkozzam a témával, illetve a könyvtáros továbbképzés egyik - láthatóan jól működő - módjával, a peer mentorálással.

Mi is az az ILN?

Az ILN egy non-profit, önkéntes alapon szerveződő mentori program, amelynek célja a könyvtárosok fejlődésének, továbbképzésének támogatása nemzetközi szinten - lényegében egy együttműködésen, együttgondolkodáson, az ismeretek és a tapasztalatok megosztásán alapuló közös tanulás, fejlődés lehetőségét kínálja a résztvevőknek. 

A program struktúrája az ún. peer mentoring modell szerint épül fel, amelyben két, azonos vagy hasonló érdeklődésű személy partnerként megosztja egymással az információkat és szakmai támogatást nyújt egymásnak. 

Az ILN működésének további meghatározó alapja a szakmai reciprocitás: minden résztvevő hozzáad valamit a program működéséhez, s cserébe kap is valamit, függetlenül attól, hogy milyen könyvtári környezetben, s a szakmai karrier mely szintjén áll. 

A programban való részvételre évente kétszer, 4 hónapos ciklusokban van lehetőség, amelyek elején a résztvevők mindegyike egy-egy párt kap egy másik országból. Online beszélgetésüket a négy hónap során az "ILN központ" különböző témafelvetésekkel, a témához kapcsolódó bevezető cikkel, szempontrendszerrel generálja, segíti. (A tagok általában személyesen nem találkoznak, legalábbis a program keretein belül nem.) 
  
Az ILN működését több mint 40 önkéntes segíti: az ILN igazgatók, az ún. országnagykövetek (Country Ambassadors), akik az egyes országokban és nemzetközi szinten is promotálják a programot, illetve segítik a részvevőket szükség esetén, valamint azok a koordinátorok és tanácsadók, akik speciális szakmai segítséget nyújtanak a programhoz (közösségi média, technikai, pénzügyi segítség vagy éppen jogi tanácsadás). 


Az ILN rövid története

Az ILN 2012 végén indult három ausztrál könyvtáros (Kate Byrne, Alyson Dalby és Clare McKenzie) kezdeményezésére, akik egy olyan lehetőség megteremtéséről álmodoztak, amely a költséges utazások helyett teszi lehetővé a könyvtárosok számára a világ más pontján élő, dolgozó kollégákkal való találkozást, együttműködést, tapasztalatcserét. Az alapkoncepció megalkotásához több módszer elemeit, tapasztalatait gyúrták össze, s alkottak meg egy új modellt, egy részben strukturált szakértői mentorálási modellt, ami a kommunikáció és a networking mélyebb szintjét teszi lehetővé, mint a fórumok vagy a közösségi média chat-ek.

A program bevezetése soft módon történt: először pusztán egy weboldalt és egy Twitter fiókot hoztak létre, amin meghirdették az első fordulót (2013. március-augusztus), így próbálva tesztelni az alapötlet működőképességét. A jelentkezések száma minden várakozást felülmúlt: 18 országból 92 könyvtáros jelentkezett a programra, így az ötletgazdák a folytatás mellett döntöttek. S a résztvevők száma folyamatosan növekedett: 2016 végén 133 ország mintegy 4700 könyvtárosa mondhatta el magáról, hogy ILN-részvevő.

Magyarországról legtöbben (13 fő) 2015 őszi fordulójában (Round 2015B), kapcsolódtak be a programba. 2016 tavaszán (Round 2016A) 5, ősszel (Round 2016B) és 2015 tavaszán (Round 2015A) pedig 3-3 magyar könyvtáros vett részt az ILN beszélgetésekben. 2016 augusztusa és decembere között egyébként 77 ország 774 szakembere "beszélgetett" az ILN segítésével.

Az ILN modell a visszajelzések alapján folyamatosan alakult: az egyes fordulók hossza 6 hónapról 4 hónapra rövidült annak érdekében, hogy a részvevők ne szálljanak ki a programról idő előtt, az érdeklődés és az elköteleződés magas szintjének fenntartása érdekében pedig haviról kéthetire csökkentették az új konzultációs témák megjelentetésének gyakoriságát. 

Hogyan működik az ILN? 

Az ILN mindenki számára nyitott, aki könyvtár és információ menedzsment területen dolgozik vagy tanul, jelentkezhetnek rá tehát akár múzeumok, levéltárak, galériák munkatársai is.

Jelentkezni az ILN weboldalán keresztül, alapvető személyes és szakmai információk megadásával (név, elérhetőségi adatok, érdeklődési kör, szakterület stb.) online lehet. Aki szeretné, a partnerre vonatkozóan is meghatározhat kritériumokat (könyvtártípus, tapasztalat pl.), de a jelentkezőknek kb. a fele az any opciót választja, tehát bárkivel szívesen kapcsolatba lép. A partnerek "összesorsolását" követően minden jelentkező értesítést kap arról, ki lesz a beszélgetőtársa, s a kapcsolatfelvételhez megkapja az alapvető elérhetőségi adatokat is. Az értesítés tartalmaz egy rövid leírást arról is, hogyan érdemes felvenni a kapcsolatot, s mit célszerű a bejelentkező e-mailbe beleírni.

Az ILN központ a forduló teljes időtartama alatt, azaz négy hónapon keresztül segíti a partnereket: minden két hétben új témát ajánl nekik a beszélgetéshez, a témákhoz rövid összefoglaló írásokat és szempontokat tesznek elérhetővé a program honlapján és Facebook oldalán, s folyamatosan rendelkezésre állnak, ha szükség van rájuk (pl. valakinek eltűnik, sokáig nem jelentkezik a partnere). A forduló lejártát követően a partnerek, természetesen, kapcsolatban maradhatnak, s már a programon kívül folytathatják párbeszédüket, erősíthetik esetleg kialakulóban lévő barátságukat. S persze jelentkezhetnek a következő fordulóra is, amelyben már új kollégákat ismerhetnek meg. 

A peer mentoring módszer

Mint a bevezetőben említettem, a modell megalkotásakor az ausztrál kollégák több létező módszert megvizsgáltak (a könyvtári világon kívül is), míg végül az online mentorálás, a peer mentorálás és a gyakorlati közösségek (vagy szakmai közösségek = communities of practice) hármas keretrendszerét választották alapul. 

Hagyományos mentorálás

A tradicionális mentorálás tipikusan ké, egymással hierarchikus viszonyban lévő személy párbeszéden alapuló kapcsolata, amelyben a mentor a helyzettel kapcsolatos meglévő tudását, szakértelmét és tapasztalatát megosztja a mentorált személlyel. A módszer gyengéje az ILN ötletével kapcsolatban, hogy túl kevés az olyan szakértő, akit felkészültsége, tapasztalata folyományaként össze lehetett volna párosítani a nagy számú jelentkezővel ('mentorálttal'), továbbá, hogy a hagyományos mentorálás a személyek rendszeres, személyes találkozóját jelenti - itt viszont erre biztosan nincs, nem lett volna lehetőség. A módszerben használt résztvevői motivációs technikákat, a résztvevői elvárások és viselkedések kezelésének stratégiai megoldásait azonban beépítették az ILN keretrendszerébe.

                                                                                    Peer mentoring
A peer mentoring kifejezésnek - kutatásaim alapján - egyelőre nincs is magyar megfelelője, leginkább magyarázni, körülírni tudjuk azt: olyan szakmai kapcsolatról van szó, amelyben kér egyenrangú fél vesz részt azzal a céllal, hogy mindketten adjanak valamit a kapcsolatba és nyerjenek is belőle. Többnyire szakmai fejlődésük és karrierjük ugyanazon (vagy hasonló) szintjén álló, azonos (vagy nagyon hasonló) pozícióban lévő, azonos (vagy nagyon hasonló) hátterű szakemberekről van szó. A peer mentoring előnyei közé tartozik az információ és a tapasztalatok megosztásának, a pszicho-szociológiai fejlődésnek és a szakmai visszajelzésnek a lehetősége, illetve az, hogy a mentorálás, a közös szakmai beszélgetés előnyeit kölcsönösen élvezik a felek (ellentétben a hagyományos mentorálással, ahol a kevésbé tapasztalt általában többet tanul, fejlődik).

Csoportos mentorálás
A csoportos mentorálás során szakemberek egy csoportja dolgozik együtt, gyakran egy koordinátor, facilitátor közreműködésével. Előnye éppen az, hogy egyszerre többen is az éppen mentorált segítségére lehetnek, hátránya viszont a nagyobb csoportok tagjai közt sokszor felbukkanó bizalmatlanság lehet.

Online vagy e-mentoring
A virtuális vagy elektronikus mentorálás ma még nem olyan gyakori, mint gondolnánk, s az ausztrál kollégák nem is találtak példát ilyen módon működő programra. A témával kapcsolatos szakirodalom meglehetősen régi, s még nem foglalkozik olyan, manapság már mindennapi eszközökkel, mint pl. a közösségi média alkalmazások. Van azonban irodalma a virtuális tanulási környezetnek, a globális virtuális csoportoknak, illetve az azokkal kapcsolatos emberi tényezőknek; ezek a bizalomépítés, a korai kommunikáció, a pozitív szociális atmoszféra kiépítésének szerepét emelik ki mint a siker elérésének fontos elemeit.

Az ILN peer mentoring modellje
Az ILN által megvalósított peer mentoring modell továbbmegy a fent említett jellemzőkön: itt nincs szükség arra, hogy a partnerek azonos (vagy hasonló) szinten, tapasztalattal vagy munkakörrel rendelkezzenek (hacsak valaki nem éppen erre vágyik, amikor jelentkezik a programba), sőt, erőssége, hogy különböző felkészültségű, különböző háttérrel rendelkező, a világ más táján élő szakemberek számára teszi lehetővé a közös gondolkodást, párbeszédet. Ezzel tulajdonképpen fel is hívja a figyelmet arra, hogy tanulni, fejlődni a legkülönbözőbb (akár váratlan) szituációkban lehet, s ha nyitottak vagyunk arra, hogy egy elsőre talán tőlünk - sok szempontból - távol álló személlyel folytassunk eszmecserét, annak számos pozitív, kifizetődő következménye lehet. (Ezt jól alátámasztja, hogy a programban résztvevők 85%-a fejezte ki elégedettségét az értékelések során.) 


Az ILN értékelése

Mivel nagyon kevés szakirodalom állt az alapítók rendelkezésére a peer mentoringgal és annak könyvtári területen való alkalmazásával kapcsolatban, a program értékelésére is saját rendszert fejlesztettek ki. 

A résztvevőket minden egyes fordulóban kétszer kérték meg értékelésre: egyszer a forduló közepén, s egyszer annak végén. Az első értékelésnél a résztvevő elvárásaira, attitűdjére, viselkedésére esett a hangsúly, míg a végén elégedettségét és a programban való részvétel hatásait vizsgálták. Nézzünk néhányat a kérdések közül:

Miért jelentkeznek a résztvevők az ILN-re? 
A legtöbbek által adott válasz az volt, hogy nemzetközi szakmai kapcsolataik fejlődése érdekében jelentkeztek a programba (90%). További 30% jelölte meg indokként a részvétel ingyenességét, illetve azt, hogy részvételével támogatni kívánta a kezdeményezést. Keveseket (6%) pedig barátjuk, kollégájuk bátorított a jelentkezésre. (Több válasz is megjelölhető volt.)

Mit jelent a részvétel ténylegesen?
A részvevők nagy többsége (fordulónként 80% és 90% között) legalább havonta egyszer kapcsolatba lépett a társával, míg több mint 50% hetente vagy kéthetente váltott levelet. Ahogy múlt az idő, egyre gyakoribb lett a kapcsolatfelvétel a partnerek között az egyes fordulókban, s tipikusan csökkent a levelek száma, ahogy a vége felé közeledett egy-egy forduló. 

Szinte valamennyi résztvevő e-mailen tartotta a kapcsolatot a társával, ami nem meglepő, hiszen ezen a módon lettek egymásnak bemutatva és az ILN központból is e-emailen kapták az instrukciókat. Ennek előnye, hogy az e-mail aszinkron kommunikációt tesz lehetővé, s kifejezetten hasznos kommunikációs eszköz, ha más-más időzónában élőknek kell kapcsolatot tartaniuk egymással. További 13% a Facebook-on, s más közösségi média alkalmazásokon is megkereste egymást, de ezek aránya elenyésző volt.

Az ILN igazgatók által kéthetente megadott társalgási témákat nagyon sokan használták, s a használók aránya folyamatosan emelkedett. Az első fordulókban a résztvevők 50%, a hatodik fordulóra már 87%-a levelezett a megadott témákban Kevesen mondták, hogy teljesen másról beszélgettek, mert igazából nem volt szükségük a 'központ' által kitalált témákra, természetes módon tudtak társalogni egymással.

Elégedettség
Az ILN programmal való résztvevői elégedettség folyamatosan 80-90% körül volt. Az elégedetlenségüket visszajelzők általában arra panaszkodtak, hogy partnerük nem válaszolt, eltűnt. A résztvevők 75-80%-a volt megelégedve partnerével. A két arány közötti (igaz, minimális) különbség azt jelzi, hogy azok is elégedettek voltak általában a programmal, akik kevésbé voltak elégedettek saját partnerükkel. A visszajelzésekből az is világosan látszik, hogy erős korreláció van az elégedettség és a kapcsolatba lépés, a levélváltások száma, illetve gyakorisága között. Azok, akik gyakran váltottak levelet partnerükkel, akik folyamatosan kapcsolatban voltak, azok általában is elégedettebbek voltak a program egészével.

A kapcsolat folytatása
Az egyéni, a partnerrel kapcsolatos olykor negatív tapasztalatok ellenére is a fordulókban résztvevők 95%-a pozitív volt a programmal kapcsolatban, s szívesen bekapcsolódna egy-egy következő fordulóba. (A gyakorlatban a tényleges folytatók aránya 35% körül volt.) A válaszolók mintegy 70%-a jelezte, hogy egy következő fordulóban is szívesen maradna az addigi partnerénél.

Az ILN programban való részvétel hatásai
A "Milyen hatással volt a programban való részvétel munkájára vagy szakmai tevékenységére?" nyitott kérdésre adott válaszok leginkább (30% felett) azt emelték ki, hogy a program jelentősen szélesítette a résztvevők szakmai tájékozottságát, kitágította a szakmáról, szakmai kérdésekről való gondolkodásának horizontját. 

Sokan számoltak be arról is, hogy új nemzetközi perspektívákat nyitott meg számukra a program, illetve, hogy nyitottak és képesek lettek arra, hogy munkájukat nemzetközi kontextusban (is) lássák, tanuljanak a világ más könyvtárairól és könyvtárosaitól, s saját tapasztalataikat egy más, szélesebb, globális kontextusba legyenek képesek helyezni.

A válaszadók 20%-a emelte ki, hogy új ötleteket kapott a munkájához, 16%-ban pedig megerősödött a szakmai tudatosság, az önbizalom és a motiváció. Különösen fontos volt ez a fiatalabb résztvevők esetében, akik megtapasztalhatták, hogy nekik is van, lehet mondanivalójuk, hasznos, inspiráló ötletük, tapasztalatuk más szakmabéliek számára, akár a világ másik oldalán.

A résztvevők 10%-a számolt be egy általános szakmai fejlődésről, míg másik 10% a networking, a kapcsolatépítés, együttműködés új lehetőségeiről, fontosságáról, fejlődéséről jelzett vissza. 

Végül, a válaszadók 7%-a úgy találta, hogy egy bizonyos készségük, tudásuk fejlődött a programban való részvétel hatására, pl. az időgazdálkodási képességük vagy éppen angol nyelvi tudásuk.

Az ILN online peer mentoring modellje

Az ILN által kialakított mentorálási modell tehát elutasítja a partnerek közti hierarchiát, s a hangsúlyt az egyenlőségre és a reciprocitásra helyezi. Azzal, hogy bátorítja a jelentkezőket arra, hogy nyitottan álljanak a partnerválasztás elé (ti. ne számítson a partner háttere, tapasztalata, munkaköre stb.), egyedülálló lehetőséget biztosít arra, hogy közös érdeklődési körök, témák alapján rendeződhessenek a részvevők párokba, ezzel erősítve az együttműködés lehetőségét is a partnerek között. (Tanulmányok bizonyítják, hogy az, aki egyenlőnek érzi magát a másikkal, könnyebben tud mélyebb együttműködést kialakítani.) Példák bizonyítják, hogy akik a ‘bárkivel’ ('any') lehetőséget választják jelentkezéskor, ahelyett, hogy limitálnák a lehetséges partnerek körét, azok a megelégedettségnek egy sokkal magasabb fokáról tudnak beszámolni a program végén. 

A mentorálás online térbe helyezése szó szerint megnyitotta a világot a résztvevők előtt, gyakorlatilag ingyen. (Amire szükség van, mindössze egy internet kapcsolat és a hajlandóság a részvételre.) 

A digitális kommunikációs térnek lehetnek azonban negatív implikációi is, amelyekkel egy ilyen program tervezése előtt számolni kell, s amelyeket a program működése során kezelni kell. Ilyen lehet pl. a partnerek közötti kezdeti bizalmatlanság problémája (ld. nem ismerem, ki tudja, ki ő, ott a világ túlsó felén; kinek adom ki magam; elfogad-e partneréül; fog-e egyáltalán válaszolni stb.), vagy annak a problémája, hogy az online kapcsolatok sokszor kevésbé élveznek prioritást, mint a valódi, személyes kapcsolatok. Ezek kezelésére, megoldására figyelmet kell fordítani, s ez alapvetően a program irányítóinak feladata. Jó megoldás lehet például, ha felhívják a résztvevők figyelmét arra, hogy már a kapcsolat kezdetén beszéljenek pl. a levélváltás gyakoriságáról, módjáról, illetve arról, ki mit vár a programról és mennyi időt, energiát tud a kapcsolatra szánni. Segíthet a közösségi média alkalmazások használata is (pl. Facebook), amelyek révén könnyebb a kapcsolatfelvétel, a kapcsolattartás, s könnyebb lehet a bizalomépítés és a tudásmegosztás is. S végül segíthet az ILN által bevezetett kétheti társalgási téma-megjelölés is, amely egy folyamatos emlékeztetőként és inspiratív eszközként is működik a résztvevők számára.

Az ILN igazgatók és koordinátorok segítséget és tanácsot is nyújtanak azok számára, akiknek problémájuk van partnerükkel, a vele való kapcsolatfelvétellel, kapcsolattartással. Ez a támogatás hozzájárul ahhoz, hogy a résztvevők bízzanak a programban és vezetőiben, hogy érezzék, megbízható és támogató környezetben folyik a program, még akkor is, ha az ő partnerségük éppen valamiért kudarcba fullad. (A programból valamiért kiesők, kilépők száma mindössze 3-4% körül van.)

Összefoglalásképpen...
A részvevők visszajelzései alapján kijelenthető, hogy az ILN módszere a hagyományos formáknál sokkal szélesebb körű szakmai tudatosságot és tájékozottságot, új ötletek és perspektívák megismerését, tudásmegosztást, megnövekedett szakmai önbizalmat és új együttműködési, partnerségi lehetőségeket biztosít a résztvevők számára - mindezt teszi nemzetközi szinten, s fenntartható módon.

Személyes: Amellett, hogy country ambassador-ként igyekeztem támogatni az ILN-t, két fordulóban vettem részt a programban. Emlékszem, mindkétszer nagy izgalommal vártam, kivel párosítanak össze! 2015 tavaszán egy új-zélandi gyerekkönyvtárossal sorsoltak össze (aki többször írta, hogy ha - a köztünk lévő szakmai karrierbeli különbségek miatt - nem akarok vele levelezni, megérti, s) akivel nagyon nehezen ment az online beszélgetés, sokszor sokáig nem válaszolt, nem jelentkezett. Ha viszont igen, hosszasan és részletesen írt, többek között egy wellingtoni könyvtári vezetőképző tanfolyamról (Kotuku), később a családi életébe is betekintést engedett. Másodjára egy texasi könyvtáros hölgyet kaptam partnerül, aki azonnal nyitottan, bizalommal közelített felém. Gyakran váltottunk levelet, s a korábbinál többször használtuk a kapott témákat is. Összességében nagyon szerettem a programot, valóban kinyitotta a világot, s nem csak szakmai téren. Az elvárt kéthetenkénti levélváltás azonban sokszor tényleg nem egyszerű, időt és energiát igényel, de ha már belevágunk, csinálni kell, illik. Mert a drót másik végén a partnerünk is nagyon várja azt a kis levelet...

Akinek felkeltette az érdeklődését a program, a bejegyzés végén található forrásokból tud további információt szerezni. 2017 első felében forduló, sajnos, nem várható, mint ezt az ILN alapító igazgatói 2016 végén bejelentették. Nyolc forduló és 133 ország közel 5000 résztvevőjének koordinálása után tartanak egy kis pihenőt...

Forrás és további olvasnivaló:

Nincsenek megjegyzések:

Megjegyzés küldése